各县（市）区市场监督管理局：

现将《企业开办“退件分级预警”工作机制》印发给你们，请全面贯彻落实。

齐齐哈尔市市场监督管理局

2025年10月10日

企业开办“退件分级预警”工作机制

为持续打造市场化、法治化、国际化一流营商环境，切实解决企业开办网上办理过程中存在的“退件频繁、原因不清、多头跑腿”等突出问题，通过建立全流程、递进式的退件分级预警与主动服务模式，推动企业开办服务从“被动审查”向“主动服务”转变，最大限度降低退件率，提升企业开办一次通过率和市场主体满意度，特制定本工作机制。

一、总体目标

以提升市场主体满意度和获得感为根本目标，创新实施“退件分级预警”机制。通过建立“三级预警、三级响应”的闭环管理体系，实现退件风险的早期识别与主动干预。配套实施标准化的退件用语、精准化的服务举措和数据化的考核机制，确保退件原因清晰明了、服务指导精准到位、问题解决及时彻底，最终实现企业开办退件率和投诉率“双下降”，服务效率和质量“双提升”。

二、预警分级与响应流程

（一）首次退件预警，标准告知。依托黑龙江省市场监管综合业务管理系统，因申请材料首次不符合要求等原因被退回时，审批人员需按照“一次性告知制度”，在退件意见中书面完整填写标准退件用语，清晰、准确、逐条说明退回原因、修改要求及法律法规依据。并在系统中反馈咨询电话‌，方便申请人随时电话咨询获取指导，也可以主动与申请人电话联系，详细讲解需要修改内容，为申请人提供“标准化留言+个性化辅导”双轨指导。

（二）二次退件预警，升级干预。同一申请事项经首次退件修改后，再次提交仍不符合要求被二次退回，省市场监管综合业务管理系统会触发预警功能，将退件问题以短信提醒的方式发送给大厅首席。大厅首席应立即介入，第一时间会同审批人员分析二次退件原因，并在1小时之内通过视频通话、屏幕共享等方式，与申请人提供“手把手”的可视化指导。通过“点对点”指导，帮助申请人准确修改材料，最大限度减少申请人反复提交的次数，切实提高办事效率。

（三）三次退件预警，上门终解。同一申请事项经两次退件指导后，第三次提交仍存在问题被退回，省市场监管综合业务管理系统会向分管领导发送预警信息。分管领导知悉情况后，并督导成立由科室负责人、大厅首席、业务骨干组成“上门服务队”，前往企业指定地点或通过绿色通道提供“一对一、全流程”的现场帮办代办服务，详细了解申请人在材料准备过程中遇到的实际困难，涉及跨部门业务主动帮助申请人与其他部门沟通协调，直至材料提交成功、业务办理完毕。形成预警服务闭环，确保疑难问题“不过三”，展现政府服务决心。

三、支撑保障体系

（一）建立标准用语库，规范服务口径。编制并动态更新《企业开办退件标准用语库》。对提交材料不齐全、提交材料不规范、不符合法定形式等常见退件情形，制定统一、规范、通俗的解释说明模板，杜绝模糊和随意性表述，确保全市范围内指导口径一致，提升退件告知的专业性和权威性。

（二）强化数据监测，实施精准监督。依托黑龙江省市场监管综合业务管理系统，对各区县、各环节业务办理时效、退件率、咨询答复准确率等关键指标进行实时采集与动态监测。针对异常数据及时预警并开展靶向督导，对退件率异常偏高、频繁触发高级别预警者，进行约谈提醒、重点培训，推动服务质效持续提升。

四、工作要求

（一)提升为民服务意识。各登记机关要牢固树立“以人民为中心”的服务理念，对提交不符合法定要求材料的申请人要早审查、早反馈、早告知，实现从“反复退回修改”到“主动跟进服务”，以小切口解决群众办事的大烦恼，用创新服务机制让流程更透明、指引更精准，让群众体验更暖心、办事更顺畅。

（二）注重业务培训。定期组织标准用语、沟通技巧、政策法规及平台操作的全方位培训，重点针对高频退件问题和预警案例进行复盘分析，提升窗口人员一次性发现和解决问题的能力。

（三）动态更新指南。根据预警分析结果和政策变化，及时修订《标准用语库》和企业开办相关操作指南，并通过官方网站、新媒体、办事大厅等渠道广泛宣传，变“事后纠正”为“事前引导”。

附件：企业开办退件标准用语库

企业开办退件标准用语库

一、退回原因选择（系统选择）

1.提交材料不齐全。

2.提交材料不规范。

3.申报信息填写错误。

4.名称不符合规定。

5.其他。

二、退回原因详细理由（手动填写）

1.提交材料不齐全。您好，您提交的申请材料存在以下问题：①依据《中华人民共和国市场主体登记管理条例》规定，您未提供住所或者主要经营场所相关文件。②依据《黑龙江省经营主体住所（经营场所）登记管理办法》规定，您未提供《黑龙江省经营主体住所（经营场所）登记承诺书》。③依据《中华人民共和国公司法》规定，您未提交董事签字的董事会决议。④依据《中华人民共和国市场主体登记管理条例》及其实施细则规定，相关人员XXX未进行实名验证。等等......详细请拨打咨询电话：0452-XXXXXX。

2.提交材料不规范。您好，您提交的申请材料存在以下问题：①上传身份证照片不清晰，请重新上传。②《黑龙江省经营主体住所（经营场所）登记承诺书》中统一社会信用代码填写错误，与营业执照不一致。等等......详细请拨打咨询电话：0452-XXXXXX。

3.申报信息填写错误。您好，您提交的申请存在以下问题：①企业人员产生方式错误，公司董事产生方式应为选举。②法定代表人住所填写不全，与身份证地址不一致。③经营范围首项应为主营业务，与名称中行业类型不一致。④依据《二手车流通管理办法》，您申请的“二手车经纪”经营范围应具备企业法人条件，不适用于当前申请的主体类型。等等......详细请拨打咨询电话：0452-XXXXXX。

4.名称不符合规定。您好，您提交的申请存在以下问题：①依据《企业名称登记管理规定》及其实施办法，您申报的名称中字号已注册商标，请上传正确的商标授权使用文件。②依据《企业名称登记管理规定》及其实施办法，您申报的名称违背公序良俗或者可能使公众产生误解，请重新申报名称。等等......详细请拨打咨询电话：0452-XXXXXX。

5.其他。您好，您提交的申请存在以下问题：........。详细请拨打咨询电话：0452-XXXXXX。

齐市监发23号 关于印发《企业开办“退件分级预警”工作机制》的通知.pdf